Durch Dokumenttypen bestimmst Du, welche konkrete Art ein Dokument sein soll, z.B. eine Rechnung oder ein Vertrag.
Dokumenttypen sind eine Alternative zur Ablage von Dokumenten in Ordnern und bieten einzigartige Vorteile, insbesondere, wenn Amagno zu den Dokumenten wahlweise Vorschaugrafiken erzeugt und Daten aus bestimmten Formaten auslesen kann, z.B. ZUGFeRD oder künftig xRechnung.
Dokumenttypen erlauben die automatisierte Erfassung von wichtigen Werten aus Dokumenten, um diese z.B. mit anderen Anwendungen, wie Finanzbuchhaltungen oder anderen Fachanwendungen auszutauschen
Diese Erfassung, auch Magnetisierung genannt, lernt dabei Deine Dokumente durch simples Anklicken der Werte kennen. Treffen Dokumente der gleichen Art, z.B. neue Rechnungen vom gleichen Lieferanten, ein, dann wird Amagno die Daten bestmöglich automatisch erkennen.
Amagno wird damit das bisherige Abtippen von Daten für Dich abnehmen.
Die Daten speichert Amagno zum Dokument in den Merkmalen. Um die Merkmale besser zu organisieren, sind die Merkmale in Merkmalsets gruppiert.
Um Dokumenttypen zu erstellen, benötigst Du zuerst Merkmalsets und darin Merkmale. Mehr liest Du dazu im entsprechenden Kapitel.
Für eine bessere Organisation der Dokumenttypen verwaltet Amagno diese in Dokumenttypkategorien.
Jede Ablage besitzt seine eigenen Dokumenttypen. Du kannst sehr einfach die Dokumente auf Basis von Dokumenttypen entdecken und auch verwalten.
Dokumenttypen sind in Ablagen verfügbar, wenn die manuelle oder automatische Magnetisierung aktiviert ist. Dies wird aktuell im Amagno Client für Windows verwaltet.
Dokumente über Dokumenttypen erkunden
Neben Ordnern und Magneten sind die Dokumenttypen, seine Kategorien, die Merkmalsets und seine Merkmale in der Ablage zugriffbar.
Wie auch im Bereich der Merkmale einer Ablage funktioniert der obere Bereich, z.B. Dokumenttypen oder Merkmale zur Administration eben dieser, dient aber gleichzeitig auch als Startpunkt, um dynamisch auf Basis der auswählbaren Merkmalsets, Merkmale und Dokumenttypen die Anzeige der Dokumente immer weiter einzuschränken.
Dieser Mechanismus wird als Merkmalstruktur bezeichnet und erlaubt eine dynamische Akten, in der jeder Benutzer so zu seinen gewünschten Dokumenten surfen kann, statt eine starre Ordnerstruktur zu verwenden.
- Smartphone (Einspaltig)
- Desktop (Mehrspaltig)
- Wähle im Themenmenü Ich aus
- Wähle in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus
- Wähle in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus
- Wähle ein Dokumenttypkategorie aus
- Wähle den gewünschten Dokumenttyp aus
- Wähle in der Registerkarte Dokumente ein gewünschtes Dokument aus oder …
- Wähle in der Registerkarte Auswahl weitere angezeigte Merkmalsets, Merkmale, Wertekategorien, Werte, Dokumenttypen, Dokumenttypkategorien aus, um die Menge der angezeigten Dateien in der Registerkarte Dokumente weiter einzuschränken
- Wähle im Themenmenü Ich aus
- Wähle in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus
- Wähle in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus
- Wähle ein Dokumenttypkategorie aus
- Wähle den gewünschten Dokumenttyp aus
- Wähle auf der rechten Seite ein gewünschtes Dokument aus oder …
- Wähle auf der linken Seite weitere angezeigte Merkmalsets, Merkmale, Wertekategorien, Werte, Dokumenttypen, Dokumenttypkategorien aus, um die Menge der angezeigten Dateien in der Registerkarte Dokumente weiter einzuschränken
Leere Einträge einblenden (Ansichtsfilter)
…
Dokumenttypkategorien erstellen
In Unternehmen gibt es zahlreiche Dokumentarten, wie Rechnungen, Lieferscheine, Gehaltsmitteilungen, Bewerbungen und vieles mehr, die zu unterschiedlichen Abteilungen oder Themen gehören. Diese Dokumentarten werden Dokumenttypen bezeichnet.
Um die Dokumenttypen thematisch, z.B. im Bezug auf Abteilungen, zu organisieren, werden Dokumenttypen in einer Dokumenttypkategorie verwaltet.
Diese Funktion erfordert das Recht Dokumenttypen – Verwalten. Diese Rechte werden derzeit im klassischen Client für Windows verwaltet.
- Wähle im Themenmenü Ich aus
- Wähle in der Registerkarte Ablagen die gewünschte Ablage aus
- Wähle in der erscheinenden Ablage in der Registerkarte Übersicht den Eintrag Dokumenttypen aus
- Prüfe in den Schnellaktionen über den Aktionsknopf, ob dort das Filtersymbol mit einem grünen Haken angezeigt wird. Wenn ja, wähle dieses Symbol aus. Damit werden auch bestehende Dokumenttypkategorien angezeigt, die ausgeblendet sind, weil dort noch keine Inhalte hinterlegt sind
- Wähle den Aktionsknopf und dort das grüne Plus Symbol aus oder wähle den Aktionsknopf länger aus und anschließend im erscheinenden Menü den Eintrag Dokumenttypkategorie erstellen
- Trage im anschließenden Dialog den Namen der gewünschten Dokumenttypkategorie ein, max. 255 Zeichen ohne Sonderzeichen. Es darf keine gleichnamigen Dokumenttypkategorien geben
- Bestätige die neue Kategorie durch die Auswahl des grünen Haken Symbols
- Aktualisiere die Liste der Kategorien