Dateiinhalt bearbeiten

Inhalt

Dateiinhalt des Dokuments mit der passenden Anwendung auf dem persönlichen Schreibtisch bearbeiten und wieder zur Verfügung stellen.

Die App ist zur sicheren und kontrollierten Bearbeitung von Dateien und anderen Inhalten geschaffen worden, um die Arbeit nicht nur von jedem Ort aus zu ermöglichen, sondern vor allem auch, um rechtliche Gefahren abzuwehren, wenn Dokumente nicht rechtskonform und nachvollziehbar bearbeitet wurden.

Diese Funktion erfordert die Rechte Dokumente – Lesen – Allgemein und Dokumente – Lesen – Original sowie Dokumente – Bearbeiten – Allgemein. Diese Rechte sind derzeit nur über den Amagno Client für Windows zu verwalten.

Thematisch ist in der App zu trennen, ob die Datei inhaltlich bearbeitet wird, oder ob z.B. Merkmale oder andere Parameter zu diesem Dokument bearbeitet werden.

Veröffentlichte Version und Bearbeitungsstand sehen

Befindet sich eine Datei in Bearbeitung durch einen Benutzer, können die anderen Benutzer die aktuelle veröffentlichte Version in den Bereichen Dokumente, Merkmale und Dokumenttypen und über die Suche sehen und finden. Die Bearbeitungsfunktionen sind für die anderen Benutzer größtenteils nicht verfügbar und sind erst wieder verfügbar, wenn die Dateibearbeitung beendet (veröffentlicht) oder abgebrochen wurde.

Um als Bearbeiter die Datei des aktuellen Arbeitsstands zuzugreifen, wechselt er in die Ansicht Auf dem Schreibtisch in einer Ablage.

Die nachfolgende Beschreibung richtet sich darauf, wie der Inhalt der Datei bearbeitet wird.

Automatische Dateisicherung

Wird eine Datei zum Bearbeiten geöffnet, muss technisch eine lokale Kopie erzeugt werden. Dazu lädt die App die zu bearbeitende Datei lokal auf das Gerät runter. Es gibt mehrere Situationen, in denen die App die lokale Datei zur Sicherheit immer versucht, auf dem Server zu sichern. Die Sicherung soll dabei helfen, dass die Arbeit an der Datei an einem anderen Gerät fortgesetzt wird und damit ihre Arbeitsergebnisse nicht verloren gehen.

Die App wird beendet
Die Datei wird durch die Menüführungen (Siehe unten) in seinem Bearbeitungsstatus, z.B. Bearbeitung beenden, verändert

Jedes Betriebssystem auf jedem Gerät kann sich unterschiedlich verhalten. Dies kann unsere Qualitätssicherung durch die schnellen Änderungszyklen der Systeme kaum immer aktuell prüfen. Bitte prüfe mit einer Testdatei immer auf Deinen relevantesten Systemen die erfolgreiche Bearbeitung.

Wird ein Browser eingesetzt, kann die App lokale Dateisysteme nicht prüfen und die Dateien nicht automatisch sichern. Daher ist es notwendig, eine Datei nach der Bearbeitung immer manuell auf den Server hochzulanden.

Datei in Bearbeitung nehmen

Zur Bearbeitung einer Datei ist die dazugehörige Anwendung erforderlich, z.B. die Anwendung Word für eine Word Datei. Diese Hilfe setzt voraus, dass die Anwendung auf den jeweiligen Geräten installiert ist und das Öffnen einer Datei möglich ist.

Um eine Datei in Bearbeitung zu nehmen, sind folgende Voraussetzungen wichtig:

Die notwendigen Rechte sind vorhanden
Die Datei befindet sich nicht in der Bearbeitung durch einen anderen Benutzer. Dies erkennt man an dem roten Bearbeitungssymbol in der Titelleiste der Datei oder in den Dokumentlisten

Windows 10/11
MacOS
iOS/iPadOS
Android
Browser

Wähle in eine Datei aus (z.B. aus einer Suche oder unter Dokumente einer Ablage).
Es erscheint die Ganzseitenvorschau
Wähle den Aktionsknopf aus und wähle in den erscheinenden Schnellaktionen das orange Stift Symbol oder wähle den Aktionsknopf etwas länger aus und wähle aus dem erscheinenden Menü die Aktion Bearbeiten aus
Die Datei wird jetzt zum Download auf das lokale Gerät starten
Die App wechselt in Auf dem Schreibtisch der dazugehörigen Ablage
Die Titelzeile des Dokuments zeigt jetzt das orange Bearbeiten Symbol
Die Datei wird jetzt mit der dazugehörigen Anwendung zur Bearbeitung geöffnet
Speichere die Datei, nach dem Du die Anwendung geschlossen hast
Lese die weiteren nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten für die Dateibearbeitung

Die App erzeugt im Windows Dateisystem unter Dokumente eine Ordnerstruktur unter dem Namen Amagno. Dort werden die Dateien in einem Unterordner mit dem Namen der Ablage zu Bearbeitung temporär gespeichert und mit der Anwendung dazu geöffnet.

Wähle in eine Datei aus (z.B. aus einer Suche oder unter Dokumente einer Ablage).
Es erscheint die Ganzseitenvorchau
Wähle den Aktionsknopf aus und wähle in den erscheinenden Schnellaktionen das orange Stift Symbol oder wähle den Aktionsknopf etwas länger aus und wähle aus dem erscheinenden Menü die Aktion Bearbeiten aus
Die Datei wird jetzt zum Download auf das lokale Gerät starten
Die App wechselt in Auf dem Schreibtisch der dazugehörigen Ablage
Die Titelzeile des Dokuments zeigt jetzt das orange Bearbeiten Symbol
Die Datei wird jetzt mit der dazugehörigen Anwendung zur Bearbeitung geöffnet
Speichere die Datei, nach dem Du die Anwendung geschlossen hast
Lese die weiteren nachfolgend beschriebenen Möglichkeiten für die Dateibearbeitung

Die Verhaltensweise der Dialoge in Browsern auf unterschiedlichen Geräten, sowie auch bei den unterschiedlichen Android Varianten kann unterschiedlich sein. Ebenso können Rechte den Download verhindern. Daher gibt es hier keine konkrete Schilderung der Dialogführung

Wähle in eine Datei aus (z.B. aus einer Suche oder unter Dokumente einer Ablage).
Es erscheint die Ganzseitenvorchau
Wähle den Aktionsknopf aus und wähle in den erscheinenden Schnellaktionen das orange Stift Symbol oder wähle den Aktionsknopf etwas länger aus und wähle aus dem erscheinenden Menü die Aktion Bearbeiten aus
Die Datei wird jetzt zum Download auf das lokale Gerät starten
Die App wechselt in Auf dem Schreibtisch der dazugehörigen Ablage
Die Titelzeile des Dokuments zeigt jetzt das orange Bearbeiten Symbol
Finde den Speicherort der heruntergeladenen Datei und bearbeite diese mit der dazugehörigen Anwendung
Ist die Bearbeitung beendet, schließe die dazugehörige Anwendung, um die bearbeitete Datei nicht für weitere Aktionen zu blockieren
Lese weiter unten bei Datei auf Schreibtisch importieren, wobei in diesem Fall die Datei auf dem lokalen Gerät auszuwählen ist, die Du gerade bearbeitet hast.

Auf dem Schreibtisch verwenden

Datei auf Schreibtisch importieren

Es können Dateien direkt auf den Schreibtisch einer Ablage importiert werden, um diese in der App zu sichern und erstmal vor einer Veröffentlichung zu bearbeiten.

Wähle in der Themenleiste Ich
Wähle in der erscheinenden Liste der Ablagen die gewünschte Ablage aus
Wähle in der Auswahl Auf dem Schreibtisch aus
Wähle den Aktionsknopf aus und wähle in den erscheinenden Schnellaktionen das grüne Plus Symbol oder wähle den Aktionsknopf etwas länger aus und wähle aus dem erscheinenden Menü die Aktion Importieren aus oder
Ziehe per Drag & Drop oder via Finger eine Datei außerhalb der App in die Dokumentliste der Ansicht Auf dem Schreibtisch. Weitere Importbeschreibungen finden sich im Kapitel Dokumente importieren
Wähle im erscheinenden Import Dialog oben Dateien ablegen oder durchsuchen aus
Wähle im anschließenden Dateiauswahldialog vom lokalen Speicherort die bearbeitete Datei aus
Bestätige die Übertragung der Datei im Import Dialog über das grüne Haken Symbol
Bestätige die Fortschrittsanzeige des Import Dialogs nach der Dateiübertragung durch das grüne Haken Symbol
Aktualisiere die Ansicht Auf dem Schreibtisch

Ist eine Datei direkt auf dem Schreibtisch importiert worden, muss die Bearbeitung beendet (veröffentlicht) werden, um die erste Version dieser Datei verarbeitet wird, z.B. in der Magnetisierung, Vorschau, Suche und Darstellung in den Dokumentlisten.

Bearbeitung der Datei fortsetzen

…

Bearbeitung der Datei abbrechen

…

Bearbeitete Datei veröffentlichen

…